INVENTARIO DE MERCADERÍA AUTOMATIZADO

¿Qué es un inventario?

Todo negocio, grande o pequeño, necesita llevar una gestión o control de inventario y stock de productos. Para realizar esta tarea, no es necesario adquirir un software para manejo de inventarios. En pocos minutos, puedes crear una plantilla en Excel que te ayude a llevar el control de stock de tu almacén.

Para ser más rentables, los almacenes de las grandes empresas han comenzado a integrar en sus procesos la automatización de tareas mediante tecnologías y software especializado. Uno de los objetivos de automatizar un almacén es agilizar las operaciones de recibir, tramitar, inventariar y embarcar las mercancías para lograr una distribución efectiva y con menos márgenes de devolución. Todo esto requiere que el concepto de almacenamiento se replantee totalmente, dejando de ser un lugar de resguardo, carga y descarga, a uno con un nuevo diseño en su infraestructura, equipado con la tecnología más avanzada en logística. Poco a poco se ve cómo algunas soluciones tecnológicas de almacenamiento comienzan a cambiar el ambiente y la forma de trabajar en los centros de distribución, agilizando el paso de las mercancías por esas instalaciones. Estas tecnologías varían, desde equipos robóticos para el manejo de las mercancías, hasta software especializado para una mejor gestión de inventarios.

Partes de un inventario 

1. Tabla de inventario y stock de productos: Aquí reflejarás el código del producto, su descripción, existencias iniciales, entradas, salidas y stock.

Podemos incluir en esta tabla tantos datos como consideremos necesarios, por ejemplo: el precio, departamento o cualquier otro dato que para nosotros sea relevante.

2. Tabla de salidas: En esta tabla reflejaremos las ventas. Los datos mínimos a incluir son: el número de factura, la fecha, código del producto, descripción y cantidad vendida.

3. Tabla de entradas. En esta tabla reflejaremos las compras. Los datos mínimos a incluir son: el número de factura de compra, la fecha, código del producto, descripción y cantidad comprada. Daremos formato de tabla a cada una de las anteriores.

-Nos colocamos con el ratón en una de las celdas. Vamos a la pestaña “Insertar” y seleccionamos la opción “Tabla”. Marcaremos siempre la opción “La tabla tiene encabezados” para que Excel no tome los encabezados como datos.

-Una vez creada la tabla, cambiaremos su nombre según corresponda, por ejemplo: productos, entradas o salidas.

Tipos de inventarios

1. Inventario Perpetuo. Es el que se lleva en continuo acuerdo con las existencias en el almacén, por medio de un registro detallado que puede servir también como mayor auxiliar, donde se llevan los importes en unidades monetarias y las cantidades físicas. 

2. Inventario Intermitente. Es un inventario que se efectúa varias veces al año. Se recurre al, por razones diversas, no se puede introducir en la contabilidad del inventario contable permanente, al que se trata de suplir en parte.

3. Inventario Final. Es aquel que realiza el comerciante al cierre del ejercicio económico, generalmente al finalizar un periodo, y sirve para determinar una nueva situación patrimonial en ese sentido, después de efectuadas todas las operaciones mercantiles de dicho periodo.

4. Inventario Inicial. Corresponde al que se realiza al dar comienzos a las operaciones.

5. Inventario Físico. Es el inventario real. Es contar, pesar o medir y anotar todas y cada una de las diferentes clases de bienes (mercancías), que se hallen en existencia en la fecha del inventario, y evaluar cada una de dichas partidas. Se realiza como una lista detallada y valorada de las existencias.

6. Inventario determinado por observación y comprobado con una lista de conteo. Calculo del inventario realizado mediante un listado del stock realmente poseído. La realización de este inventario tiene como finalidad, convencer a los auditores de que los registros del inventario representan fielmente el valor del activo principal. 

7. Inventario en Transito. Se utilizan con el fin de sostener las operaciones para abastecer los conductos que ligan a la compañía con sus proveedores y sus clientes, respectivamente. 

8. Inventario de Materia Prima. Representan existencias de los insumos básicos de materiales que abran de incorporarse al proceso de fabricación de una compañía.

9. Inventario en Proceso. Son existencias que se tienen a medida que se añade mano de obra, otros materiales y demás costos indirectos a la materia prima bruta, la que llegará a conformar ya sea un sub-ensamble o componente de un producto terminado; mientras no concluya su proceso de fabricación, ha de ser inventario en proceso.

10. Inventario en Consignación. Es aquella mercadería que se entrega para ser vendida pero él título de propiedad lo conserva el vendedor.

11. Inventario Mínimo. Es la cantidad mínima de inventario a ser mantenidas en el almacén.

12. Inventario Disponible. Es aquel que se encuentra disponible para la producción o venta.

13. Inventario en Línea. Es aquel inventario que aguarda a ser procesado en la línea de producción.

14. Inventario Agregado. Se aplica cuando al administrar las existencias de un único artículo representa un alto costo, para minimizar el impacto del costo en la administración del inventario, los artículos se agrupan ya sea en familias u otro tipo de clasificación de materiales de acuerdo a su importancia económica, etc.

15. Inventario de Previsión. Se tienen con el fin de cubrir una necesidad futura perfectamente definida. Se diferencia con el respecto a los de seguridad, en que los de previsión se tienen a la luz de una necesidad que se conoce con certeza razonable y por lo tanto, involucra un menor riesgo.

16. Inventario de Mercaderías. Lo constituyen todos aquellos bienes que le pertenecen a la empresa bien sea comercial o mercantil, los cuales los compran para luego venderlos sin ser modificados. 

17. Inventario de Fluctuación. Estos se llevan porque la cantidad y el ritmo de las ventas y de producción no pueden decidirse con exactitud. 

18. Inventario de Anticipación. Son los que se establecen con anticipación a los periodos de mayor demanda, a programas de promoción comercial o aun periodo de cierre de planta. 

19. Inventario de Lote o de tamaño de lote. Estos son inventarios que se piden en tamaño de lote porque es más económico hacerlo así que pedirlo cuando sea necesario satisfacer la demanda. 

20. Inventarios Estacionales. Los inventarios utilizados con este fin se diseñan para cumplir mas económicamente la demanda estacional variando los niveles de producción para satisfacer fluctuaciones en la demanda. 

21. Inventario Intermitente. Es un inventario realizado con cierto tiempo y no de una sola vez al final del periodo contable.

22. Inventario Permanente. Método seguido en el funcionamiento de algunas cuentas, en general representativas de existencias, cuyo saldo ha de coincidir en cualquier momento con el valor de los stocks.

23. Inventario Cíclico. Son inventarios que se requieren para apoyar la decisión de operar según tamaños de lotes. Esto se presenta cuando en lugar de comprar, producir o transportar inventarios de una unidad a la vez, se puede decidir trabajar por lotes, de esta manera, los inventarios tienden a acumularse en diferentes lugares dentro del sistema.

Descripción automática de tus artículos de inventario y stock 

Para que aparezca automáticamente el producto correspondiente al introducir el código en la tabla de “Salidas”, debemos utilizar la función “BUSCARV”. Nos colocamos en la primera celda de descripción del producto e introducimos la siguiente fórmula: =BUSCARV([CÓDIGO PRODUCTO];PRODUCTOS;2;FALSO)

Donde:

• Valor buscado: Corresponde al código de producto de la tabla de salidas. 
• Matriz buscar en: Sería la tabla de productos. Podemos seleccionarla con el ratón o escribir directamente “Productos”, ya que anteriormente le asignamos ese nombre. 
• Indicador de columnas: Se refiere a la columna de la tabla “Productos”, donde se debe buscar el dato que queremos, en nuestro caso sería el 2. 
• Ordenado: Escribiremos FALSO, ya que queremos la coincidencia exacta. 
• Introduciremos esta fórmula en la tabla de “Salidas” y en la tabla de “Entradas”.

Suma de entradas y salidas para el manejo de inventarios

Para que las entradas de productos se sumen automáticamente en la tabla de inventario de productos, utilizaremos la fórmula “SUMAR.SI”. Nos colocamos primero en la primera celda de “Entradas” e introducimos la siguiente fórmula:

=SUMAR.SI(ENTRADAS[CÓDIGO PRODUCTO];[@[CÓDIGO PRODUCTO]];ENTRADAS[CANTIDAD]) 

Donde:

• Rango: Corresponde al rango donde se va a buscar el criterio que vamos a introducir. En nuestro caso el rango serán los códigos de la tabla “Entradas”. 
• Criterio: Se refiere a lo que se va a buscar en el rango que hemos seleccionado. En nuestro caso, es el código de producto (de la fila en la que estamos introduciendo la fórmula) de la tabla “Productos”. 
• Rango de suma: Los valores que queremos que se sumen en esa celda. En nuestro caso, la cantidad de la tabla “Entradas”. 

Haremos la misma operación en la celda de salidas, para que, en ese caso, se sumen en esa celda todas las salidas del producto.

Automatizar el stock del inventario

Por último, en la celda stock de la tabla Productos introduciremos una fórmula muy sencilla para que, a las existencias iniciales de producto, sume las entradas y reste las salidas. Dándonos de esa forma el stock actual de ese producto. La fórmula sería: =[@[EXISTENCIAS INICIALES]]+[@ENTRADAS]-[@SALIDAS] Cada vez que introduzcamos una entrada o salida de producto automáticamente se verá reflejado en el stock del producto correspondiente. En existencias iniciales anotaremos las existencias de producto. Lo normal es realizar un inventario al menos una vez al año, se suele realizar con fecha 31 de diciembre. Comenzando el inventario el 1 de enero. En existencias iniciales anotaríamos la cantidad inventariada el 31 de diciembre y comenzaríamos a introducir las salidas y entradas a partir del 1 de enero de ese año.